Početna › Selidbe

Selidba firme bez zastoja u radu

Selidba firme ne sme da prekine poslovanje, pa se organizuje tako da timovi i oprema pređu na novu lokaciju uz što kraći zastoj. Ključ je u dobrom popisu, faznom planu i terminu koji ne kvari radni dan. U praksi se najčešće bira prevoz van radnog vremena ili tokom dana kada je obim posla manji. Sve ostalo svodi se na preciznu koordinaciju ljudi i opreme.

Postupak počinje popisom inventara, a cena i rokovi se potvrđuju prilikom procene. U proceni se gleda količina nameštaja, količina IT opreme i pristup oba prostora. Na osnovu toga pravi se plan po fazama i procenjuje koliko je vozila i radnika potrebno. Što je popis tačniji, manja je verovatnoća da će nešto biti preneto dvaput ili zaboravljeno.

Popis inventara pre svega

Inventar se popisuje po kancelarijama, sobama i odeljenjima, sa kratkim opisom i oznakom. Posebno se izdvaja oprema koja ne sme da se kvari ili gubi: računari, serveri, štampači i telekomunikaciona oprema. Za svaku celinu dogovara se ko je zadužen i kako se obeležava. Popis ostaje kao kontrolna lista i na utovaru i na istovaru.

Popis ne treba da obuhvata samo nameštaj, već i dokumentaciju, arhivu i sitnu opremu iz kuhinje i ostava. Te stvari se lako previde, a kasnije izazovu zastoje u radu. Arhiva se pakuje po godinama ili odeljenjima kako bi ostala pretraživa. Osetljiva dokumentacija se priprema po dogovoru i ne meša sa ostalim teretom.

Termin van radnog vremena i fazna selidba

Prevoz van radnog vremena omogućava da novi radni dan počne na novoj lokaciji bez zastoja. Ako se selidba obavlja u fazama, prvo se prevozi ono što ne remeti posao, a tek potom glavna oprema. Faze se planiraju tako da svaki tim ima radni prostor tokom celog procesa. Termini se potvrđuju prilikom procene, u skladu sa obimom posla.

Kod većih firmi selidba može da se obavi kroz više dolazaka, po dogovorenom redu. Bitno je da svaka faza ima jasnu granicu i da se zna šta je već na novoj adresi. Tada se ništa ne traži u pola posla i ne gubi vreme na nepotpune kutije. Fazni plan se pravi uz osobu koja poznaje tokove rada u firmi.

Obeležavanje kutija i opreme

Svaka kutija dobija oznaku odeljenja, sobe i rednog broja, uz kratak sadržaj. Jedinstven sistem obeležavanja omogućava da se svaka kutija brzo pronađe i raspakuje po prioritetu. Oprema koja je osetljiva obeležava se dodatno, kako bi se sa njom pažljivije postupalo. Jasne oznake skraćuju vreme raspakivanja i vraćanja u rad.

Pored kutija, obeležavaju se i kablovi, adapteri i sitni delovi koji pripadaju istoj celini. Time se sprečava da posle selidbe oprema ostane neupotrebljiva zbog jednog nedostajućeg dela. Oznake treba da budu čitljive i sa strane, ne samo na poklopcu. Dogovor o načinu obeležavanja donosi se unapred, u ponudi.

IT i osetljiva oprema

Računari, serveri i mrežna oprema traže poseban režim pakovanja i prevoza. Kablovi se odvajaju i obeležavaju, a uređaji pakuju uz odgovarajuću zaštitu. Ako je moguće, podaci se prethodno bezbedno čuvaju, po proceduri firme. Način rukovanja IT opremom dogovara se u ponudi, prema vrsti uređaja.

Osetljivi uređaji se ne slažu pod teški nameštaj i ne ostavljaju se na otvorenom prostoru vozila. Za svaki uređaj vodi se kratak spisak ko ga preuzima i predaje. Nakon istovara proverava se da li je sve na mestu i da li je oprema neoštećena. Svaka primedba beleži se odmah, dok se mogu utvrditi okolnosti.

Kancelarijski nameštaj i demontaža

Radni stolovi, ormari i pregradni sistemi često se rastavljaju pre utovara, jer bi inače zauzimali previše prostora. Delovi i okov se obeležavaju i odlažu zajedno, kako bi montaža na novoj lokaciji bila brža. Nameštaj po meri traži pažljiviju demontažu i više vremena za sklapanje. Zato se takav nameštaj posebno navodi u popisu.

Na novoj lokaciji prvo se postavlja osnovni raspored, pa se tek onda montiraju ostale celine. Redosled montaže prati redosled utovara, tako da ništa ne čeka na pogrešnom mestu. Ako su neke prostorije spremne ranije, u njih se odmah smešta oprema. Time se radni prostor vraća u funkciju postepeno, bez velikog zastoja.

Koordinacija sa zgradom i pristup

Pristup poslovnoj zgradi često je regulisan: lift, dostavni ulaz i vreme utovara mogu biti ograničeni. Zato se sa upravom unapred dogovaraju termin, način pristupa i, ako treba, rezervacija lifta. Kod većih tereta planira se i privremeni prostor za odlaganje. Sve to skraćuje utovar i smanjuje zastoje u hodnicima.

Ako se koristi više vozila, planira se redosled njihovog dolaska kako se ne bi stvarale gužve. Ista pravila važe i na novoj adresi, gde se istovar mora uklopiti u kućni red zgrade. Vozači i ekipa dobijaju jasna uputstva o ulazu i parkiranju. Koordinacija sa zgradom potvrđuje se prilikom procene, zajedno sa ostalim detaljima.

Raspored posla i odgovorne osobe

Za svaku fazu određuje se odgovorna osoba koja prati da li se posao odvija po planu. Ona je veza između firme i ekipe, pa se sva pitanja rešavaju na jednom mestu. Tako se izbegava da se odluke donose nasumično, u više paralelnih tokova. Jasna odgovornost čuva tempo i sprečava dvostruki rad.

Odgovorna osoba vodi i kratak zapis o tome šta je preneto i u kom stanju. Ako nešto treba dopremiti kasnije, to se odmah dogovara. Na kraju posla proverava se da li su sve prostorije ispražnjene i da li je nova lokacija spremna za rad. Time se selidba zatvara bez neodgovorenih pitanja.

• Popišite inventar po odeljenjima i sobama
• Obeležite kutije jedinstvenim sistemom i navedite sadržaj
• Izdvojite IT opremu i dogovorite poseban režim rukovanja
• Planirajte termin van radnog vremena ili u fazama
• Dogovorite pristup, lift i dostavni ulaz sa upravom zgrade

Selidba firme uspeva kada je posao isplaniran unapred i kada svaka faza ima svog zaduženog. Popis, obeležavanje i pravilan termin omogućavaju da rad počne na novoj lokaciji uz najmanji zastoj. Osetljiva oprema, pre svega IT, traži poseban režim koji se dogovara u ponudi. Cena i rokovi se potvrđuju prilikom procene, kao i plan fazne selidbe i pristup zgradi.

Još iz ove sekcije